4.3.1  Rendements retraités de l'actif et des fonds propres. Les équipes de direction et le personnel de plusieurs institutions de microfinance, dont PRODEM (Bolivie), FIE (Bolivie), FINCA (Ouganda), BRAC (Bangladesh) et Buro Tangail (Bangladesh), ont apporté leur concours à cette réalisation. Le reste de cette section est consacré à l'analyse de ces différents points et examine les problèmes soulevés par les principes et procédures de l'institution par rapport aux fonctionnalités du logiciel de gestion de portefeuille. Les informations stratégiques sont prospectives, prédictives et spéculatives alors que les informations sur /. documents comptables, dossiers de clients, rapports du personnel. Aussi BRAC s'est il doté, grâce à une aide extérieure, de nouveaux outils pour suivre son portefeuille. Une commission initiale est-elle perçue lorsqu'un nouveau prêt est consenti ? ? Il suggère une liste minimum de rapports pour les différentes catégories d'utilisateurs, dont les modèles sont présentés dans la section consacrée aux modèles à la fin de cet ouvrage. Rapports destinés au personnel de terrain, B7 : Clients en attente par agent de crédit, B8 : Rapport sur les versements journaliers par agent de crédit, C2 :Crédits en retard par agent de crédit, C9 :Rapport sur l'intéressement du personnel, Rapport simplifié destiné au personnel de terrain. Quels sont les indicateurs ou les ratios clés dont les utilisateurs doivent suivre l'évolution pour remplir correctement leur mission ? De plus, les systèmes manuels et les tableurs ne permettent dès lors plus d'absorber toutes les données, de sorte que des informations se perdent lorsque la structure de l'institution devient plus complexe. Nous vous saurions gré de faire parvenir vos commentaires ou suggestions par courrier électronique à Jennifer Isern () ou Richard Rosenberg (), ou de vous mettre en contact avec eux par l'intermédiaire du bureau du Groupe consultatif d'assistance aux plus pauvres (CGAP, téléphone : +1-202-473-9594 ; fax : +1-202-522-3744 ; adresse : Room Q 4-023, World Bank, 1818 H Street NW, Washington, D.C. 20433, États-Unis). Le nombre des fiches d'une table liées à des fiches d'une autre table est indiqué par les étiquettes portées sur les lignes reliant les tables. Terminologie relative aux systèmes d’information Un SIRS : Systèmes d’Information à Référence Spatiale est caractérisé par le rattachement de chaque donnée à une position dans l’espace. Le groupe de travail peut, sur la base de ses conclusions préliminaires, préparer un rapport sur les solutions proposées, leurs coûts estimés et le temps probablement nécessaire à leur mise en place, et présenter ce rapport à la direction pour examen et approbation. Le rapport se présente comme suit : ? Pour ce faire, il crée deux champs de données pour le nom du client : nomfamille et prénom, et deux autres champs pour son adresse : boîtepostale et ville. De quelle manière peut-on s'assurer qu'elles ont été remplies ? 4200    COMMISSIONS PERÇUES (HORS CRÉDIT). 3.3.4  Rapports destinés au personnel de direction au siège social. Intérêts versés aux clients à titre de rémunération de leurs dépôts d'épargne. Depuis quelques années, un certain nombre d'études de qualité ont été publiées, qui commencent à combler le vide constaté dans le domaine de la gestion financière des institutions de microfinance. Ils ont besoin de savoir si l'institution fonctionne bien ou s'ils doivent être saisis d'un problème particulier. Les intérêts sont-ils calculés sur la base d'une année de 360 jours ou de 365 jours (ou sur une autre base) ? Les prêts non rémunérateurs, ou improductifs, sont ceux dont au moins un remboursement est en retard. Le personnel de direction, qui est responsable d'un nombre considérable d'activités, peut facilement être submergé d'informations si celles-ci ne sont pas soigneusement sélectionnées et simplifiées. Système développé de gestion des relations (clients, emprunteurs, garants, débiteurs hypothécaires, agents). Les institutions de microfinance ont un large choix car elles n'ont pas besoin d'un système conçu spécifiquement pour les opérations de microfinance ou même de crédit commercial. Les séries chronologiques des derniers mois, établies pour 50 à 100 comptes, sont entrées dans le système pour chaque catégorie de produits. Il est important de s'assurer que le personnel de terrain comprend bien les informations transcrites dans les rapports. Il se peut que son budget ne lui permette d'acquérir qu'un véhicule d'occasion ou bas de gamme, et non un véhicule de luxe. Le client est identifié par son nom, son adresse, son sexe et sa date de naissance. Là encore, cette décision est subjective ; l'important est qu'elle fasse l'objet d'un consensus. Organisé en deux parties, ce cours présente les bases théoriques et pratiques des systèmes d’information géographique. Dans les grandes entreprises, on trouve souvent comme système d'information un ERP (Enterprise Ressource Planning, ou PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré)) qui assure la majeure partie de la gestion de l'entreprise. Provision pour dépréciation des crédits en souffrance, 39. Même lorsqu'une institution utilise plusieurs ordinateurs, ceux-ci opèrent rarement en réseau. Résumé sur le cours Analyse des systèmes d’information. Ce guide pratique aborde un grand nombre de difficultés soulevées par le transfert d'un système informatique d'une institution à une autre. (Il présente une autre méthode d'analyse, qui consiste à diviser les montants retraités par la valeur moyenne de l'encours du portefeuille.). ? Il convient alors de faire la somme du solde initial pour la période considérée et des soldes de clôture de chacune des périodes, puis de diviser le résultat obtenu par n + 1, n étant le nombre de périodes incluses. La réponse à la troisième, à savoir la fiabilité de l'appui technique, revêt une importance cruciale. Compte de résultat développé, résultats et prévisions, 4140              Produits des autres commissions, Utilisateurs :       Cadres de direction, conseil d’administration. Ce trimestre, ESSOR s'est développé plus rapidement que ne le laissaient prévoir la plupart des projections. Enfin, il peut aider les cadres de direction à orchestrer le travail de toute l'organisation en leur permettant de surveiller l'état de santé de leur institution grâce à une série d'indicateurs choisis avec soin et de prendre, en connaissance de cause, des décisions critiques dans les domaines opérationnels et stratégiques. La MARGE BÉNÉFICIAIRE est le quotient du bénéfice net (ou déficit) dégagé par l'institution sur le total de ses produits. Les données financières posent un problème plus important encore. Au lieu de présenter simplement tous les produits, puis toutes les charges, il regroupe les produits en produits des services financiers, subventions et produits des services non financiers, et les charges en coût des ressources, charges d'exploitation des services financiers et charges d'exploitation des services non financiers. en un seul système. Le système de réservation des compagnies aériennes, pour exemple, opère sur un réseau de ce type, qui permet à des opérateurs indépendants d'avoir accès aux mêmes données. Pour expliquer ce qu'est un modèle conceptuel de base de données, nous considérerons ici un simple système de suivi des prêts. l'équipe de projet devra être un membre de l'institution, et non un consultant extérieur. ? Les informations nécessaires à la gestion requièrent un peu moins de précision ; les superviseurs peuvent tirer des conclusions valides d'états financiers qui ne sont complets qu'à 95 % . Si les prêts arrivés à échéance n'ont pas été classés dans les prêts en retard lorsque lesseuls paiements requis sont les intérêts et que ceux-ci sont en retard, la situation du porte-. L'objectif est de permettre aux responsables de mieux expliquer la manière dont ils souhaitent suivre les informations aux concepteurs chargés de la création des systèmes de production de ces informations. Le fait que d'autres proEn effet, la plupart des programmeurs vendent non grammeurs aient accès au code source ne garantit d'ailleurs pas pas le code source du programme mais une copie exé- qu'ils pourront corriger ou modifier le système. Peut être aisément adapté à l'ampleur des opérations, et fonctionne aussi bien sur des réseaux couvrant un grand nombre d'agences traitant des volumes importants et comptant plus de 200 utilisateurs que sur un ordinateur bloc-notes utilisé par une seule personne. Guide, 1997. Dans les institutions dont le plan comptable se prête à l'établissement de codes par programme, comme indiqué à la section 2.4.1, le compte de résultat peut être présenté sur la base des programmes en question (services financiers, formation, marketing). Institution de microfinance ESSOR                                                Page 1, 08/10/96                      Solde de clôture, Utilisateurs :       Personnel de terrain, Périodicité : Hebdomadaire Groupement : Agence. Il doit détailler tous les prêts pour chaque type de produit de prêt et inclure soit les prêts improductifs, soit les prêts rééchelonnés, mais non les deux à la fois, car la combinaison de ces deux types de données ne fournit aucun renseignement valable1. Les charges financières seront affectées à chaque programme proportionnellement à la part des fonds empruntés revenant à chacun d'entre eux. Il est donc important que l'institution envisage les opérations dans une perspective totalement nouvelle et, à cette fin, collabore avec un consultant ou des spécialistes des systèmes d'information pour décider des applications informatiques qui répondront le mieux à ses besoins, en fonction de sa situation. Les problèmes techniques sont-ils résolus efficacement ? Un système manuel, certes plus facile à comprendre, est le moyen le plus sujet à erreur et le plus inefficace de stocker et d'extraire des données financières. 4. configurer le système, ? Dans notre exemple, le premier groupe à deux chiffres indique les coûts par programme. Un index est un fichier spécial qui facilite le tri et la recherche d'informations. Le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES représente le « levier » de l'institution. Mais, si elle décide par la suite de modifier le taux ou le mode de traitement de cette commission, la correction au niveau du logiciel ira rarement de soi ; et pire encore si cette opé-. Technologie 3. Les institutions de microfinance doivent disposer de systèmes d'information capables de : répondre aux besoins de catégories très différentes d'usagers ; gérer un grand nombre de données ; et s'adapter à l'évolution des besoins. Les institutions de microfinance fixent normalement, en début d'année, des objectifs pour leurs indicateurs d'activité (nombre de crédits décaissés, nombre de clients actifs), ainsi que pour leurs postes budgétaires (dépenses, revenu généré, encours du portefeuille). Il existe de nombreux autres logiciels commercialisés sur une base internationale. Il est donc recommandé d'obtenir plusieurs rants ont des failles (ou bogues). Une fois les besoins de l'institution définis, il reste à évaluer ce qui est faisable. La colonne 4 indique le capital restant dû uniquement. De quelle manière les indicateurs clés peuvent-ils être incorporés dans les rapports pour permettre aux utilisateurs d'en suivre l'évolution ? Rapport sur la concentration de l'épargne, B7 : CLIENTS EN ATTENTE PAR AGENT DE CRÉDIT, B8 : RAPPORT SUR LES VERSEMENTS JOURNALIERS. L'équipe chargée du projet se composait de Ravi Ruparel, Irv Bisnov et Christel Morley (Deloitte Touche Tohmatsu International), de Calvin Miller, Chuck Waterfield et Nick Ramsing (MEDA Trade & Consulting), et de Janney Carpenter et Lynn Pikholz (Shorebank Advisory Services). Un client peut être en retard de deux échéances mais, si seulement cinq jours se sont écoulés depuis son dernier versement, la situation n'est peut-être pas aussi grave que s'il n'avait effectué aucun versement depuis 50 jours. Le personnel de terrain forme l'essentiel des effectifs d'une institution de microfinance et sa composition se renouvelle fréquemment par suite du développement de l'institution et de la rotation des employés. Il vaut mieux attribuer un mot de passe par utilisateur dans les structures qui sont organisées par tâche. La provision en début de période figure dans le bilan (elle est de 25 000 dollars dans notre exemple). Le lecteur peut se reporter à Katherine Stearns, Monetary Incentive Schemes for Staff (New York : PACT Publications. Ce rapport est l'un des deux principaux utilisés par les agents de crédit pour suivre la situation de leurs clients, l'autre étant C2 : CRÉDITS EN RETARD PAR AGENT DE CRÉDIT. L'installation et le transfert des données risquent également de prendre du temps, si l'institution est de taille importante. Système centré sur le client et non sur le compte (toutes les informations relatives à un client et aux comptes et emprunts de ce même client peuvent être obtenues à partir d'un seul affichage). Recherche des paiements, des chèques aux fournisseurs, ? Il est en général préférable que la commission initiale soit calculée manuellement puis entrée dans le système, car il est alors plus facile d'en modifier le mode de calcul. D : Rapports sur le compte de résultat, ? Faut-il installer un réseau ? Un bon système d'information peut révolutionner le travail des membres du personnel d'exécution en leur permettant d'assurer un meilleur suivi de leur portefeuille et de mieux servir leurs clients, tout en travaillant avec une clientèle de plus en plus nombreuse. Il doit enfin être informé des résultats de l'institution et de sa contribution ? Certaines conditions doivent-elles être remplies au préalable ? De nombreux techniciens dont les qualifications sont marginales se mettent sur le marché et la qualité de la programmation se détériore. Étudier la manière dont les rapports sont utilisés pour pouvoirsystématiquement les améliorer. Les employés des agences n'auront qu'à inscrire les exceptions. normalisé, mais, en dépit des progrès de ces dernières années, la communauté internationale de la microfinance ne possède toujours pas de méthodes de calcul standard, ne serait-ce que pour les principaux indicateurs. Les soldes des comptes de prêt et d'épargne des clients doivent correspondre aux soldes des comptes du grand livre correspondants. Par exemple, lorsque le décaissement se fait par chèque, le montant en question doit être porté au crédit du compte chèques du client, tandis que s'il est versé en espèces, il doit être porté au crédit du compte caisse du guichet. 4. Pour ce faire, elle donne à l'ordinateur l'instruction d'imprimer le solde de tous les comptes intitulés ****B. Les « caractères génériques » étoiles servent à représenter tous les comptes dont le numéro se termine par B3. Le groupe de travail doit examiner de nombreuses questions techniques pour déterminer s'il est possible d'informatiser le système d'information : ? Si le logiciel est complexe, la liste des options n'en sera que plus longue (voir la section 5.2.1) ; ? Cependant certaines fonctions de l'entreprise peuvent être gérées par d'autres SI standards ou spécifiques en fonction des besoins et des particularités de l'entreprise. Croissance du portefeuille et part classée à risque, 0                                                                                                                                        0. Le système doit donc pouvoir prendre en compte tous ces produits (et leurs sous-produits) auxquels s'appliquent des règles très différentes, notamment en ce qui concerne les taux d'intérêt, le calcul des intérêts, les plafonds autorisés et les conditions de prêt, la définition des retards de paiement et les garanties admissibles. À l'inverse, tenter de rassembler des données volumineuses à un niveau de détail trop poussé implique la création d'un nombre de comptes excessif : le service de la comptabilité est alors submergé de travail et ne peut produire l'information suffisamment rapidement pour qu'elle serve à prendre des décisions, ou la présente à un niveau de détail tel que la direction ne peut identifier et interpréter correctement l'évolution de la situation. ? Malgré cela, selon un consultant externe, 40 % des données reprises sont erronées. C'est pourquoi les autorités de contrôle des banques s'assurent généralement du respect de l'équilibre de position de change. 5.2.2  Étape 2 : Mise au point de la structure du système. La comptable débite le compte 1910B (matériel, alimenté par NewSystems) et crédite le compte 1010B. Une fois l’information saisie, il faut en assurer la pérennité, c’est à dire garantir un stockage durable et fiable. La plupart des méthodes employées pour les caisses de crédit villageoises n'entrent toutefois pas autant dans les détails. Ces réseaux intégrés dans les systèmes d'exploitation regroupent par ailleurs de nombreux programmes supplémentaires ? SHARE est une institution de microfinance qui travaille dans le sud de l'Inde, dans l'État de l'Andhra Pradesh. Le chapitre 3 fournit des indications sur la manière de concevoir des rapports utiles à la prise de décision, et est complété par une section présentant des modèles de rapports parmi les plus importants pour le suivi des performances. ? Les réponses à ces questions contribueront à définir la manière dont les rapports devront être présentés. Le présent chapitre donne des conseils sur la façon de concevoir des rapports aussi utiles que possible et formule des recommandations sur les types de rapports les mieux adaptés aux besoins des institutions de microfinance, en en décrivant le contenu et le mode de présentation. ? Une planification prospective et un « surinvestissement » dans l'immédiat peuvent parer à bien des déboires par la suite. Les coûts encourus au titre de plus d'un programme peuvent être répartis de façon proportionnelle entre les programmes, mais une telle opération complique considérablement l'encodage des opérations et devrait par conséquent être réalisée le moins souvent possible. Il est moins coûteux d'opérer dans une zone urbaine à forte densité de population que dans une zone rurale où la population est dispersée. Les institutions de petite taille peuvent combiner ce rapport et le rapport C4. L'analyste de système doit demander à ces derniers de quelle manière ils procèdent et pourquoi ils agissent comme ils le font, de quelles informations ils ont besoin, ce qu'ils font de ces informations et pourquoi, à qui ils transmettent leurs informations et rapports et pourquoi. 1050 Réserves à la banque centrale ? Débutant ou intermédiaire vous trouvez dans ce cours sur le système d’information tous les éléments et notions dont vous avez besoin (introduction avec exemples et … Elle préconisait en effet d'employer le PORTEFEUILLE À RISQUE comme indicateur, et cette recommandation a vite été largement adoptée par les institutions financières les plus solides. Par exemple, la comparaison du pourcentage des dépenses totales consacrées aux salaires d'une année sur l'autre peut être plus instructive qu'une simple comparaison des charges salariales totales annuelles. Cours complet Systèmes d'information de gestion, Cours d’Analyse et Conception des Systèmes d’Information, Cours Systèmes d’information et bases de données, Cours Architecture des systèmes d’information, Formation à l’audit Systèmes informatique, Cours avance avec exemples sur le fonctionnement des systemes d’exploitation, cours informatique générale systèmes d'exploitation gratuit, Cours d'automatisme et informatique industrielle pdf, Télécharger Cours Système d'information pdf. Ceci posé, le programmeur trace un diagramme des relations entre les quatre tables du système (voir la figure A1.2 ci-dessous). Apprendre le fonctionnement de système d'information comptable et financier depuis ce cours PDF à télécharger gratuitement en ligne. Parmi les plus importantes d'entre elles on notera : ? Lorsqu'une institution offre un seul produit financier, elle peut utiliser le même numéro pour le code du client et le numéro de compte. Il est fondamental d'avoir des informations précises au niveau opérationnel, car c'est sur la base de ces dernières que le personnel agit. L'indicateur de risque de position de change mesure le volume des dettes en monnaie étrangère de l'institution par rapport à ses actifs productifs. On s'attend en général à ce qu'il existe de parfaites correspondances entre un système informatique de gestion du portefeuille (qui suit les comptes des différents clients), Une institution visant un système souple et peu coûteux ne peut espérer établir des passerelles entre son système de comptabilité et son système de gestion du portefeuille. De quelles autres informations les utilisateurs doivent-ils disposer pour être bien informés des résultats de l'organisation et du niveau de réalisation de ses objectifs plus généraux ? Le personnel de l'institution doit suivre l'évolution des résultats budgétaires au moyen du compte développé présenté dans le rapport D6. le mécanisme de sécurité du système ? Aucun débat sur les systèmes d'information de gestion des institutions de microfinance ne peut être considéré comme clos tant qu'il n'a pas été procédé à un examen approfondi des indicateurs financiers et de gestion. ? Enfin, il écrit le code du programme en fonction de ce qui a été décidé pour les flux d'informations, le contrôle des données et le processus de prise de décision. À quel moment les intérêts sont-ils perçus (à l'occasion de chaque remboursement, au moment du décaissement du prêt) ? S'il n'est pas utile de conserver l'ensemble de ces sauvegardes quotidiennes, il importe néanmoins, à la fin de chaque mois, de sauvegarder la totalité des informations et de les conserver indéfiniment. Certaines offrent aussi d'autres produits, tels que les comptes d'épargne, les dépôts à terme, les comptes de chèques, les virements, les cartes de crédit ou les polices d'assurance. Ne peut pas être modifié à mesure que l'institution évolue, ? Windows 3.x opère de manière satisfaisante sur les ordinateurs équipés de processeurs 386 et de 8 Mo de mémoire vive (RAM ? De nombreuses directives et normes régissent l'enregistrement et la présentation des opérations1. À la fin de l'année dernière, elle a engagé un informaticien local qui a été chargé de concevoir et développer le système, d'installer des ordinateurs dans les agences et de former le personnel à l'utilisation du nouvel outil. Il est possible d'utiliser un système de comptabilité de caisse (les recettes sont comptabilisées au moment de l'encaissement des produits et les dépenses au moment du décaissement des charges), de comptabilité d'engagement (les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont gagnées ou engagées) ou de comptabilité de caisse modifiée (méthode hybride tenant, pour l'essentiel, de la comptabilité de caisse, sauf pour ce qui est de certains comptes qui sont tenus sur la base de la comptabilité d'engagement). La direction de l'institution peut utiliser les informations qu'il fournit pour déterminer, par exemple, si une forte proportion de l'épargne émane d'un pourcentage relativement faible de déposants, ainsi que le nombre de comptes dont le montant est inférieur au seuil minimum de rentabilité. Les plus utilisés sont notamment Maestria, Ciel, Peachtree Accounting et ACCPAC Accounting (ces deux derniers logiciels ne sont disponibles qu’en version anglaise). Voir le rapport D5 : COMPTE DE RÉSULTAT SIMPLIFIÉ, PRÉVISIONS ET RÉSULTATS. L'ordre, le calendrier et la durée des différentes étapes doivent être précisés dans le plan établi par l'équipe de projet. Les informations proviennent de différentes sources, internes ou externes. Les clients doivent aussi avoir un échéancier de remboursement indiquant clairement le montant et la date à laquelle les paiements sont dus. ? Quatre employés ont été affectés à cette opération, qu'ils ont accomplie en trois semaines de travail intensif sous la supervision presque constante d'un technicien familier du logiciel. Il est, par exemple, préférable d'utiliser des termes tels que décaissements et paiements plutôt que débits et crédits dans les relevés des comptes de prêt. Pour évaluer la situation des remboursements, la direction d'une institution aura sans doute besoin d'analyser la qualité du portefeuille non seulement par agent de crédit et par agence, mais aussi par catégorie de prêt, par source de financement ou par profil de client. Enfin, il peut présenter les données à plusieurs niveaux de détail, selon les lecteurs visés. ? Il est recommandé de procéder à ce type d'examen tous les trois ans. Les deux manuels proposent plusieurs séries d'exercices pratiques pour permettre au lecteur de s'entraîner à calculer les ratios et donnent des exemples concrets de calcul des formules en utilisant des chiffres fictifs. Le cours complet et progressif 65 micro- ordinateur E 8 oute reproduction non autorisée est un délit. les systèmes de sécurité des serveurs et des terminaux et l'accès à ces installations ; ? Si 1012 identifie le compte en banque, destiné aux prêts, le code 1012-00-01-21 caractérise les ressources détenues au siège (code 01) qui ne peuvent être affectées qu'à des opérations de crédit et qui ont été fournies par l'USAID (code de bailleur de fonds 21). Fautil informatiser toutes les opérations au siège ? Il convient d'utiliser le nouveau système parallèlement à l'ancien pour contrôler sa fiabilité, vérifier si les calculs sont exacts et s'assurer que les méthodes employées sont compatibles avec les contrats de prêt. Ses agences ont, chacune, un ordinateur unique qu'elles utilisent pour traiter les comptes des clients. Dans un système de comptabilité d'engagement, il s'agit des intérêts dus par le client sur les crédits générés pendant la période considérée, quel que soit le montant des intérêts effectivement payés au cours de cette même période. Si ces derniers sont satisfaits, les besoins, généralement moins détaillés, des organismes de financement, des responsables de la réglementation et des auditeurs le seront aussi. Les indicateurs de productivité offrent en général davantage d'intérêt pour les gestionnaires que pour les autorités de contrôle externes. Créée en 1993, elle compte aujourd'hui près de 3 500 membres, et envisage de porter à 11 000 le nombre de ses clients actifs au cours des prochaines années en doublant le nombre de ses agences (il en existe aujourd'hui quatre) et en multipliant par deux ses effectifs.